At flytte til nye kontorer er en kompleks størrelse. Glemmer I de vigtigste trin vil kunne mærkes direkte på bundlinjen. En succesfuld flytning sker når I får tænkt hele virksomheden ind i denne, både det materielle ting men også de immartrielle, som værdier og kultur.
Der kan være tungt og dyrt udstyr der skal flyttes, det kan være arbejdsstationer, der vil være direkte og indirekte påvirkninger på driften, hertil også informering og indragelse af relevante interne og eksterne interessenter.
At flytte i nye kontorer er derfor en helt anden boldgade og noget der skal planlægges nøje. Bliver alle processer, og påvirkningen på disse, ikke tænkt ordentligt ind i flytningen kan I ende med at tabe det hele på gulvet.
Fordi din virksomhed tjener penge, når den er i drift, skal I planlægge hvert eneste træk på en måde, der sikrer den ikke-operationelle flytning har minimal indvirkning på jeres bundlinje.
Jeres mål skal være, at arbejde på at gøre flytningen så smidig og effektiv som muligt.
I følgende artikel vil du få de vigtigste trin I skal huske når I vælger nye kontorer, samt en vi ser alt for ofte bliver glemt.
1. Strategien skal hænge sammen med udflytning
Når I flytter til nye kontorer skal I have styr på strategien. Denne skal således være rette snor for udflytningen. Virksomheder flytter normalvis til nye kontorer, når deres nuværende ikke længere passer til den strategi denne har.
Dette sker typisk af fem grunde:
- Når virksomheden rammer en kapacitet på over 95% af udnyttelsen af deres ledige kontorarealer.
- Hvis virksomheden ønsker at effektivisere driften og skalere ned på de faste omkostninger.
- Lejekontrakt eller leasingaftale udløber uden mulighed for forlængelse
- Rekruttering af nye medarbejder og kvalificeret arbejdskraft
- For at placere sig geografisk tættere på kunder og medarbejdere
Uanset hvilken situation I befinder jer i, skal valget af nye kontorer hænge sammen med jeres strategi. Dette særligt hvis det er lokaler der skal benyttes til industrielle eller specialiserede kommercielle formål.
Under alle omstændigheder, skal I på baggrund af jeres strategi, opbygge en checkliste til de specifikationer I har behov for.
I skal derfor være mere specifikke på hvordan placering og strategi skal hænge sammen.
2. Analyser jeres behovsanalysen
I forlængelse af strategien skal lave en behovsanalyse. Denne skal give jer overblikket, ved at kunne gå i dybden med at kortlægge og analysere jeres behov. Denne skal som minimum indeholde:
- Hvad skal I fremover lykkes bedre med?
- Hvilke krav stiller I til det fremtidige arbejdsrum?
- Til hvem, hvor mange, hvordan og hvorfor?
For at nå til en klarlæggelse af hvad I bedre skal lykkes med, er der ikke kun jeres strategi I skal have styr på, I skal også tænke kultur, medarbejdere og arbejdsmiljø ind.
Dette kan blandt andet indeholde hvilke vaner I vil tage med fra de gamle kontorer til de nye, samt hvilke I vil lade blive tilbage. Hertil kommer også om der er nye vaner, I vil have, at disse lokaler skal være katalysator for.
De fremtidige krav vil derfor樂威壯
også hænge sammen med, hvad I vil lykkes bedre med.
Men noget I også kunne stille som krav omkring, ville være til arbejdsrummet og dennes indretning.
Derfor vil noget som mødekultur og telefonkultur spille ind i disse krav.
3. Få styregruppen på plads
Uanset størrelsen på jeres virksomhed skal I nedsætte en styregruppe der skal varetage jeres behov. I denne skal der laves de indledende markedsundersøgelser og identificere relevante kontorer, samt lokationer.
Det er derfor vigtigt, at det er en gruppe af personer, der har en god forståelse og indlevelse i virksomhedens kultur og værdier.
Disse skal således, være i stand til, at kunne træffe de indledende beslutninger, på vegne af hele virksomheden, høj som lav og stor som lille.
I styregruppen skal I lave de indledende undersøgelser af markedet. Hvilket involverer afgrænsning af geografi ud fra kortlægning af placering af interessenter og behov, med udgangspunkt i strategien.
Undgå at vælge en adresse, der udelukkende tilgodeser det fashionable aspekt. Hvis denne ikke tilgodeser jeres medarbejdere og er svær tilgængelig for kunder, samarbejdspartnere og leverandører, eller ikke har den rigtige adgang til der ressourcer I har brug for, vil dette påvirke driften negativt.
Hertil kommer også hvis der er tale om, at gå på kompromis med lagerfaciliteter, blot for at have en bedre klingende adresse.
Når I har strategi og undersøgelser af markedet på plads, skal I alliere jer med en erhvervsejendomsmægler og/eller en ejendomsudvikler.
Deres opgave er, at hjælpe jer, med at finde de rigtige kontorer (eller ejendom), samt udforske og udvikle mulighederne disse har, således at de tilpasses jeres behov.
Når I har fundet en række prospekter, skal disse beses. Det er enormt vigtigt at booke en fremvisning, for at kunne fornemme selve kontorerne (eller ejendommen) om disse passer til checklisten.
Det skal derfor både fungere på skrivebordet og i virkeligheden. Det er sjældent simpel, at vælge de rigtige kontorer og det vil være tidskrævende, men med professionel hjælp vil I hurtigere og mere effektiv når til det rigtige resultat.
4. Bygningsanalyse er dit benchmark
I har styr på strategien, jeres behov relativt til her-og-nu men også de langsigtede, så skal I igang med bygningsanalysen.For hvad er det egentlig I har behov for af fysiske rammer?
Bygningsanalysen har til formål, at benchmarke, ift. behovsanalysen, med diverse mulige lokationer.
Dette sker for at afdække, hvordan jeres virksomhed opnår den mest optimale opfyldelse af behov.
I denne skal I derfor gå i dybden med, om I kan optimere jeres nuværende fysiske rammer, om en flytning til andre fysiske rammer kan optimeres yderligere, eller om der skal bygges noget helt nyt.
Det er derfor vigtigt, at tænke i potentiale og muligheder. Altså om de allerede eksisterende rammer har yderligere potentiale, om de kontorer I kigger på kan optimeres yderligere og om I kan anvende en eksisterende byggegrund.
Det er derfor vigtigt, at I, i styregruppen og sammen med jeres erhvervsejendomsmægler og/eller ejendomsudvikler, kan skabe et tværfagligt miljø, med kompetencer til at se utraditionelle løsninger.
En bygningsanalyse skal som minimum redegøre for:
- Geografisk placering
- Bygningsmæssig egnethed / vurdering af hvad der vælges til og fra i de enkelte bygningsscenarier
- Økonomiske konsekvenser ved de mulige valg
5. Medarbejdere skal involveres
I enhver virksomhed vil der være personer der vil betragtes som nøglemedarbejdere. Disse vil typisk være afgørende for påvirkningen af kulturen, arbejdsmiljøet og produktionen i virksomheden.
Disse vil derfor være afgørende for driften og succesen i flytningen.
Derfor bør I prioritere at identificere og kortlægge deres behov og ønsker, ved en flytning til nye kontorer og lokaler. Dette sker for at sikre at I kan fastholde dem.
For der vil være folk der falder fra ved en flytning. Men det bør for alt i verdenen ikke være jeres nøglemedarbejdere.
De typiske faktorer vi ser der påvirker medarbejderes valg af arbejdsplads, udover det faglige, er:
- Geografi – er vigtig ift. den nye arbejdsplads geografiske placering relativt til nøglesteder der er vigtige for privatlivet hos medarbejderen. Disse kan være indkøbsmuligheder, s-tog, børnehave, skole, kultur/oplevelser og rekreative områder.
- Arbejdsområde – denne kan være hvor nemt det er for medarbejderen at tilgå den nye arbejdsplads, herunder via motorvejsnet, s-tog, bus, parkeringsmuligheder og/eller cykel. Dette vil også være udslagsgivende for om medarbejderen kan se sig selv bo tæt nok på virksomheden, til at transport ikke udgør et problem.
- Arbejdsstation – den nye arbejdsstation skal passe til medarbejderens behov. F.eks. kunne dette være i forhold til lysindfald, kontorfaciliteter og placering af dette i bygningen, samt om der er plads til det ønskede skrivebord mv.
- Arbejdsmiljø – Arbejdsmiljøet kan være påvirket af mange omstændigheder, men en af det ting I skal være opmærksom på er støj. Er arbejdsmiljøet et forstyrrende element, vil dette påvirke negativt.
Når I flytter virksomheden til nye kontorer, bliver I nødt til, at planlægge efter, at I ikke kan få hele arbejdsstyrken med.
Der vil derfor være personer i jeres virksomhed som enten ikke er relevante at flytte med eller som ikke vil flytte med. Derfor er placeringen I vælger vigtigt.
I skal placere jer et sted hvor I vil kunne rekruttere til.
Det er derfor nødvendigt, at I gør jer tanker omkring om der lignede virksomheder i enten samme eller relaterede brancher i det område i flytter til.
Det vil være em helt klar indikationer på, om I vil have svært eller nemt, ved at rekruttere nye medarbejdere. Så husk at tænke jeres rekrutterings-pipeline ind i processen.
